Isikuandmete töötlemine Põlva Vallavalitsuses

3.10.19

Andmetöötlustingimused

Põlva Vallavalitsus kui kohaliku omavalitsuse üksus töötleb isikuandmeid eesmärgipäraselt, seaduste ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest ja muudest õigustloovatest aktidest. Töötleme isikuandmeid vaid kohaliku omavalitsuse ülesannete täitmiseks ja seadusega lubatud ulatuses ning selle töö käigus koguneb meie kätte ka tundlikku ja eraelulist teavet. Teeme kõik meist oleneva, et sisemise töökorraldusega tagada isikute eraelu puutumatus ning lähtume isikuandmete töötlemisel läbipaistvuse ja minimaalsuse põhimõtetest. Samade põhimõtete järgimist nõuame ka oma koostööpartneritelt.

Juriidiliste isikute ning teiste asutuste andmete hoidmist ja töötlemist Põlva Vallavalitsuse andmekaitsetingimused ei hõlma. Samuti ei puuduta andmekaitsetingimused füüsilise isiku ehk andmesubjekti andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustustega.

 

Mõned enamkasutatavad mõisted, mida kasutatakse isikuandmete kaitsest rääkides:

  • Andmesubjekt on tuvastatud või tuvastatav füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.
  • Isikuandmed on igasugune teave andmesubjekti kohta, sh nimi, isikukood, kontaktandmed, arvuti IP-aadress.
  • Isikuandmete töötlemine on isikuandmetega tehtavad toimingud, sh kogumine, säilitamine, kasutamine, muutmine, kustutamine.
  • Vastutav töötleja on füüsiline või juriidiline isik, kes määrab isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.
  • Volitatud töötleja on füüsiline või juriidiline isik, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel.
  • Kolmas isik on füüsiline või juriidiline isik, kes ei ole andmesubjekt, vastutav töötleja, volitatud töötleja ega nimetatud isikute töötaja.

 

Andmekaitsetingimused isikuandmete töötlemisel

Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Avalikustamisele mittekuuluvaid isikuandmeid sisaldavad dokumendid märgitakse registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused tulenevad avaliku teabe seaduse §-st 35.

Vallavalitsusest  isikutele dokumentide kättetoimetamine toimub e-posti teel (eriliigiliste andmete edastamisel krüpteerituna), posti teel vastavalt dokumendi sisule liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ja kirja saajal) või isiklikult üleantuna, juhul kui isik tuleb vallavalitsusse kohale.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida on isikud ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Võimalusel kasutame isiku või organisatsiooni ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

 

  • Pöördumine selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude, taotluse või avaldusega

Antud juhul on isikuandmete töötlemise aluseks enamasti vallavalitsuse poole pöörduja enda algatus. Vastamiseks teeme vajadusel täiendavaid järelpärimisi, kuid avaldame meile usaldatud isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on eesmärgi täitmiseks vajalik.

 

  • Kaebuse või vaide esitamine

Kasutame meile kaebuse või vaidega teatavaks saanud isikuandmeid ainult nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse või vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Teise asutuse pädevuses olev kaebus või vaie edastatakse vastavale asutusele ja edastamisest teavitatakse kaebuse või vaide esitajat.

 

  • Üritustele registreerimine, küsitlusetel osalemine või helistamine infotelefonile

Üritustele registreerimisel töötleme isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel registreerijaga ühenduse võtmiseks.

Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul. Küsitluste puhul, millele vastajate vahel loositakse välja auhindu, töötleme Teie isikuandmeid Teiega ühenduse võtmiseks.

Infotelefonile helistamisel töötleme Teie isikuandmeid üksnes Teie poolt avaldatud ulatuses Teile info andmise eesmärgil. Põlva Vallavalitsusele tehtud telefonikõnesid ei salvestata.

 

  • Tööle kandideerimine

Tööle kandideerimisel töötleme kandideerija enda poolt meile või avalikes allikates avaldatud isikuandmeid, et hinnata kandideerija sobivust vastavale töökohale. Tööle kandideerijal on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused või vastuväited.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajad on andnud nõusoleku enda poole pöörduda kandideerija kohta teabe saamiseks ja kandideerija on soovitajatele andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks.

 

Andmete säilitamine

Isikuandmeid säilitame andmeid sisaldava dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja või aegumistähtaja möödumiseni, või nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks. Dokumentide säilitustähtajad on kirjas Põlva Vallavaltisuse dokumentide liigitusskeemis.

Andmete säilitustingimused vastavad küberturvalisuse seaduse § 9 ja arhiivieeskirja nõuetele ning Rahvusarhiivi juhistele.

 

Isikuandmete töötlemisega seoses võib andmesubjekt:

  • Saada Põlva Vallavalitsuselt teavet enda isikuandmete töötlemise kohta, sh töötlemise eesmärkide ja andmete edastamise kohta kolmandatele isikutele ja/või kolmandatesse riikidesse.
  • Nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist, mittetäielike andmete täiendamist, isikuandmete töötlemise piiramist vastavalt õigusaktidele.
  • Nõuda teda käsitlevate isikuandmete kustutamist, väljaarvatud juhul, kui Põlva Vallavalitsusel on õiguslik alus nende isikuandmete säilitamiseks ja töötlemiseks.
  • Saada teavet tema isikuandmetega seotud rikkumistest, kui rikkumine kujutab endast tõenäoliselt suurt ohtu tema õigustele ja vabadustele.
  • Isikuandmete töötlemise küsimustes pöörduda Põlva Vallavalitsuse poole alljärgnevatel kontaktidel:

Põlva Vallavalitsuse kontaktandmed:
Postiaadress Kesk 15, 63308 Põlva
E-post info@polva.ee
Telefon +372 799 9470

Andmekaitsespetsialist:
Anne Siniaas
Telefon +372 5782 3313
e-post andmekaitse@polva.ee

  • Kui andmesubjekt leiab, et Põlva Vallavalitsus on isikuandmete töötlemisel rikkunud tema õigusi, on tal igal ajal õigus pöörduda oma õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

 

Avaandmed ja piiratud juurdepääsuga info

Põlva Vallavalitsuse kodulehel olevat juurdepääsupiiranguta teavet võib igaüks taaskasutada lähtudes eetikaprintsiipidest ja kahjustamata andmeallika mainet. Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena me isikuandmeid ei avalikusta.

Inimeste eraelu puutumatuse kaitseks ei avaldata Põlva Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemis piiratud juurdepääsuga teavet avaandmetena. Me ei avalikusta isikuandmeid ilma õigusliku aluseta.

 

Viited õigusaktidele             

 

Toimetaja: LIIA SULG